¿Qué es el offboarding?
El offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un empleado, que puede ocurrir a partir de una determinación de la empresa o por una baja voluntaria del trabajador y que conlleva una rescisión del contrato laboral. El objetivo final es que la desvinculación no sea un episodio traumático para el trabajador, sino que se marche con la sensación de haber dejado una huella en una empresa, donde su trabajo ha sido valorado. También se busca que la compañía sea vista como una organización seria y empática, tanto por sus colaboradores actuales como antiguos.
Importancia
La inminencia de la finalización de una vinculación laboral no puede ser óbice para descuidar el trato humano a los futuros extrabajadores. Ofrecer un buen offboarding al empleado es siempre positivo para las empresas por diferentes motivos:
- Mantenimiento del buen clima laboral: un empleado a punto de abandonar la empresa y que no se siente a gusto en la misma puede ser un foco constante de tensiones que, a su vez, pueden afectar negativamente al clima laboral.
- Favorecer una transición ordenada: es interesante que el empleado que va a dejar la compañía colabore en el proceso de transición, bien sea facilitando a la empresa la información que esta precise, o bien cooperando con su futuro sustituto.
- Mejorar la retención del talento: un buen offboarding mejora la imagen de marca empleadora de la empresa, por lo que, contrariamente a lo que cabría pensar, puede ser útil para reforzar su capacidad de retención del talento.
- Conservar una buena relación con antiguos empleados: suele decirse que la vida da muchas vueltas y esto no es menos cierto en el ámbito de los negocios. Mantener una buena relación con un exempleado puede facilitar desde futuras operaciones hasta una eventual recontratación.
- Recopilar información valiosa para la empresa: el proceso de desvinculación laboral puede servir igualmente para recopilar información sobre el funcionamiento de la empresa y detectar posibles aspectos a mejorar. También puede aprovecharse la experiencia del exempleado para validar o introducir cambios en la gestión del personal.
Proceso de offboarding
La planificación del proceso de salida es imprescindible para lograr su objetivo. Estos son los principales pasos que todo proceso de esta índole debe contemplar con empleados (no así en el caso de un trabajador independiente, en el que la situación es distinta):
1. Gestiona los documentos del empleado
Desde Recursos Humanos, se necesita gestionar los documentos relacionados con el empleado en cuestión. Esto incluye el contrato laboral, la baja en la Seguridad Social y la carta de despido, por ejemplo. También, es importante reunir información que se haya firmado con antelación, como los contratos de confidencialidad.
Todos estos hay que recopilarlos con el objetivo de que la desvinculación sea totalmente transparente.
2. Infórmale al equipo (y a los clientes, si es necesario)
Los rumores pueden aparecer muy rápido y esto puede afectar negativamente el clima organizacional. Ya sea porque el empleador aún no se lo comunicó al equipo y esto genera falta de confianza o porque el empleado en cuestión aún no lo sabe y se entera por terceros. Para evitar esto, la empresa puede hacer un comunicado interno acerca de la desvinculación del empleado. Esta debe ser clara y concisa.
En adición, esta comunicación alinea a los distintos departamentos sobre su accionar en relación con esta situación. Por ejemplo, el área de IT se encargará de revocar o modificar los accesos y contraseñas cuando resulte necesario.
En el caso de que se trate de un trabajador que tiene contacto directo con clientes, como puede ser un representante de ventas o un ejecutivo de cuentas, se les puede enviar una notificación con esta información y los datos de la persona que lo reemplaza.
3. Recopila todo el material relevante
Si el empleado tiene equipos informáticos u otro tipo de implementos que son propiedad de la empresa, desde el departamento de Recursos Humanos se debe gestionar su devolución. En otras palabras, se trata de la gestión documental. Por ejemplo:
- Tarjetas de crédito a nombre de la empresa.
- Tarjetas de acceso o de ingreso a la oficina.
- Teléfonos móviles.
- Laptop y otros dispositivos.
4. Realiza una entrevista de salida
La entrevista de salida es importante porque la empresa puede aprender mucho de las respuestas del exempleado. Consiste en una conversación en el que se puede obtener información de valor como:
- Oportunidades para mejorar procesos.
- Detectar fallas entre las expectativas y la realidad.
- Encontrar deficiencias en procesos y ordenamientos internos.
Es fundamental hacer las preguntas correctas para obtener claves que ayuden con la optimización de procesos internos. Si quieres conocer cuáles son los ejemplos más idóneos sobre preguntas que deberías hacer y los errores que hay que evitar en la entrevista de salida, en este otro artículo te los compartimos.
5. Cuida los últimos detalles
El trato humano es lo primero y esto también puede reflejarse con un simple acto como un kit de despedida o un obsequio personalizado según los intereses y gustos del trabajador. También, la empresa puede organizar un pequeño encuentro como despedida para que todos los integrantes del equipo le transmitan sus mejores deseos.
6. Reasigna las tareas más importantes
El exempleado ya ha sido desvinculado. Ahora es momento de reasignar sus tareas, o al menos las que más impacto e influencia tengan en los procesos, para que ese valor no se pierda y suponga un obstáculo en el desarrollo de las actividades y los proyectos.
Esto ayuda a que el equipo mantenga su normal proceso de trabajo.
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